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借助Word邮件合并制作一批邀请函邀请合作伙伴来参加年会

时间:2016-05-21   作者:snow   来源:互联网

假如你是某公司的办公室文员,要制作一批邀请函邀请合作伙伴来参加年会。

邀请函通常分为固定不变的内容和变化的内容。比如该邀请函,除邀请人的姓名和称谓是变化的内容外,其他内容都是固定的内容。要完成本案例需要三步。

第一步:创建主文档(主文档用是邀请函中固定不变的内容,用word制作)

第二步:创建数据源(数据源中包含邀请函中变化的内容。比如姓名、性别等。邮件合并功能支持很多种数据源,最常用的是excel工作表。

数据源中合作伙伴的姓名、性别是我们邀请函中要用到的数据。

第三步:进行邮件合并

(1)开始邮件合并。

打开已经创建好的主文档,选择邮件选项卡,单击“开始邮件合并”,选择”信函”

(2)选择“收件人”。

此处的收件人就是excel数据源中合作伙伴的姓名。在下拉列表中选择“使用已有列表”,单击浏览,选择已经创建好数据源文件,选择保存联系人信息的工作表名称。单击确定按钮。

(3)插入合并域

合并域就是邀请函中动态变化的内容。本案例中的合并域是姓名和性别。

将光标定位在要插入的位置,在“插入合并域”下拉列表中选择姓名,

在姓名后面,应该要插入性别。但是,在excel工作表中,性别栏为“男”“女”,如果直接以这样的文字某男或某女的名字显示在邀请函中显然是不合适的。

这种情况下,我们希望显示性别的时候做一下判断,如果性别中是“男”,则显示先生,如果性别中是“女”,则显示女士。这时,我们需要用到规则。

单击“规则”,在下拉列表中选择“如果……那么……否则”命令,判断的域名为“性别”,比较条件是等于,比较对象是“男”,则插入此文字中输入“先生”;否则插入文字中输入“女士”,单击确定。这样,如果数据源中的性别为难,此处显示先生,否则显示女士。

(4)预览。

单击“预览结果”,可以逐条查看设计好的邀请函。单击箭左右头可以预览上一条记录和下一条记录。

(5)将生成的文档合并到新文档中。

单击“完成并合并”,选择“编辑单个文档”,可以把生成的所有邀请函合并成一个新的文档。

这样,利用邮件合并制作邀请函就完成了。

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