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使用Word 邮件合并功能批量生成多人诉讼文件减少工作量

时间:2016-05-18   作者:snow   来源:互联网

在律师办案过程中,我们往往会遇见这样的情况,同一原告就同一类型的事由向多人提起诉讼,或者多人就同一类型事由向同一被告提起诉讼。在该类案件中,往往是当事人基础信息(含个人信息和事实信息)不同,但事由相似。于是我们在拟定起诉状时,几乎都会拟定一个基础模版,再在每一份诉状上对当事人基础信息进行匹配修改、保存文件、打印制作。尽管只需要修改个性化信息,但是如果遇见大批量的该类案件(尤其是银行案件),仍然会耗费不少的时间。

本文给大家分享一个word的小功能——邮件合并功能,可以大大减少工作量,提升我们的工作效率。

在使用该功能之前,我们需要两个基础文件:诉状模版、案件信息表。

准备工作一|起诉状模版

起诉状模版我们都知道,可是对应的案件信息表应该有哪些内容呢?首先,我们先来看看起诉状有哪些个性部分(以当事人个人信息为例)。

在我们的模版中,对当事人的个性基础信息进行分割有如下几项:(法人)名称、地址、法定代表人/负责人姓名、联系电话;(自然人)姓名、性别、民族、出生年月、住址、身份证号、联系电话。

准备工作二|根据分解的基础信息项,制作对应excel表

需要注意的是:表格的第一行为标题行,每一个分解的个性项,都要单独成列。每一行则作为同一个案件的基础信息。案件事实的基础信息项也是如此,由于分解项在该功能中可以重复使用,因此只要是在诉状中需要填空的部分均作为分解项,比如合同有效期限的起止日期应当分为两项。

在完成上述准备工作后,我们就要开始使用word的邮件合并功能了。

打开邮件合并功能管理器:点击工具-邮件合并管理器。

点击后,word编辑界面就会出现出现一个管理器小框。

我们看到,这个编辑器分为六步,我们除第4步暂不使用外,其他按顺序依次进行即可。

第一步      选择文档类型——分类

第二步    选择收件人列表-获取列表-域名源-新建域名源(我们在准备工作中的excel表就是数据源,这一步骤是将文档与excel录入的数据进行关联)。

在弹出的对话框中选择准备好的案件信息表。

点击确定。

在弹出的对话框中,于下拉菜单处选择excel表中需要的信息表,点击确定。

第三步     插入占位符-将对应分解项拖入到模版诉状的对应位置

此时已经将excel数据源中的每一个个性项的标题形成为word邮件合并功能中的占位符,并已匹配了对应的数据,在模版的任何位置,只要适用该个性项,就插入该对应占位符即可。文档中占位符的格式为:《占位符名称》。

第四步     预览-查看合并的数据-预览每一个数据项对应的文档模版

此时,第一份文档即为信息表格中除标题行外的第一行数据,第二份为第二行数据,以此类推。

第五步     完成合并—合并到新文档—将全部数据文档合并为一个新的word文档

准备工作中,excel表格里有7个当事人基础数据,模版诉状为2页,在合并完成后,生成了一个14页、包含7份不同基础数据的民事起诉状。我们只需将其保存,如需打印,直接在该文档中进行打印,则可一次打印出7份我们所需要的起诉状。大家可以看到,邮件合并功能其实并不难,而且还能大大提升效率。而且我们可以广泛运用在可以使用固定模版的诉讼文件制作中,比如事务所函、调查介绍信、委托代理协议、固定客户要求的格式文件等等。当然,我们仍然建议,在合并完成后,还是需要对文档信息进行核对。使用邮件合并功能不仅能够减少多个单独文档“打开”、“另存为”、“打印”的步骤,节约时间,还能形成案件信息表格,在为客户做批量案件的诉讼进程汇报、诉讼结案报告时提供非常大的便利

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