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用Word邮件合并功能写高大上面试邀请并用邮件批量发送

时间:2016-03-15   作者:snow   来源:互联网

经常见到招聘HR在各种群里讨论,如何给应聘者发面试邀请;有人吐槽开始做招聘工作的时候,最讨厌的工作就是给应聘者发面试邀请邮件,想想每天要写几十封不同名字、岗位、面试时间的邮件就头大,工作繁琐而且低附加值,一封邮件、一封邮件的改,真的很苦逼。

如何轻松进行批量邮件邀请本教程可以将录入excel内不同候选人的面试安排,用邮件批量发送面试邀请,希望可以让广大招聘汪们更高效的处理一些重复性事务。首先需要安装Microsoft office中的excel、word、 outlook三款软件。1招聘记录首先准备一个excel文件,这里起名叫招聘记录,文件内至少要包含面试通知会涉及的变量:姓名、应聘者的电子邮箱、面试时间、面试日期、应聘职位,注意面试时间和面试日期要分开;并记住数据所在的sheet,为方便记忆这里重命名为201312。

2面试通知准备word版的面试通知,文字大家可以按照自己公司的实际情况编辑,需要注意的是姓名、电子邮箱、应聘岗位、面试时间等变量先空着。文字建议按公司卖点写的尽量软。 

在这给大家一个小贴士,编辑面试通知时可以用相机或者soso的街景服务把从地铁或者公交站步行到公司的路程以实景的方式展现出来,并标出标志性建筑,这样应聘者会更容易找到公司。

3邮件合并在word内选邮件选项卡,开始邮件合并,选择电子邮件。

4信息导入邮件——选择收件人——使用现有列表

在弹出的对话框内选择编辑好的excel文件

选择面试数据所在的sheet,“201312”

5插入变量在word的邮件选项卡上单击插入合并域,会发现面试邀请中的标题已经成为变量名列在里面了,将变量如:姓名等分别插入到各自的位置。

所有变量都插入完成后如下图。

6选择收件人选择邮件选项卡的编辑收件人列表,勾选所有需要发送邮件的应聘者。

7邮件选项卡—完成并合并—发送邮件

收件人选项选择电子邮箱,主题行是邮件主题 写上XX公司面试邀请,最后按确定,面试邀请就已经在outlook的发件箱里了。

8批量操作保存面试邀请的word文档,当有新应聘者要发面试邀请时,只需将信息录入到excel文件里。之后打开之前保存的word文档,会看到如下提示,选是,按照第9步在邮件选项卡里选取新的应聘者,之后按照上一步发送即可。

本次教程就先讲这些,这个技巧还可以用来批量发放offer,有兴趣的朋友们也可以尝试一下。

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