用Word2007的邮件合并功能实现成绩通知书的批量打印

时间:2014-03-20   作者:snow   来源:互联网

我们在工作中经常会遇到批量打印信函的问题,比如:学期结束每个学校要给家长发一份“成绩通知书”;要邀请有关单位及专家学者参加会议,需要给每个单位和每个专家学者发一封“邀请函”;某单位召开一次表彰大会,要给每个受表彰的人员发一个“荣誉证书”;......等等,在实际工作中类似的问题比比皆是,对于这样的事情,它们有一个共同的特点就是每个文档中大部分内容都是相同的,有一小部分发生变化。如果我们一个一个文档进行编辑打印,那么很费时费力,如果我们使用Word2007中的“邮件合并”功能来编辑打印这些文档,就非常方便。下面是在操作过程中遇到的小问题,大家可以看看:

描述:word2007邮件合并提取excel表格中的数据出现问题。比如在excel中输入“-6.9”,通过邮件合并在word中变为“-6.900000000004”;“-3.2”变为“-3.2000000000000002”。

这种问题我也碰到过,当时excel中根据我的需要将数据四舍五入,保留一位值,然后将表格中的数据,贴到word中,重新进行邮件合并操作。
备注:邮件合并的数据源文件的类型,word,excel,access等都是可以的。

下面以制作《成绩通知书》为例来谈谈怎样使用Word2007的“邮件合并”功能实现信函的批量打印。

实现Word2007的邮件合并必须完成三项工作:一、建立数据源;二、建立主文档;三、邮件合并(即主文档与数据源的连接。

一、建立数据源:

一般用excel来建立数据源比较方便(在excel工作表中不能有表标题)。

1、启动程序Microsoft Office Excel 2007,该程序启动后系统默认一个工作簿,由3张工作表组成。

单击“开始”菜单中“程序”下拉菜单下的“Microsoft Office”下拉菜单的“Microsoft Office Excel 2007”程序即可打开excel程序。或者鼠标左键双击桌面“Microsoft Office Excel 2007”快捷图标也可打开excel程序。

如何使用Word2007邮件合并功能实现批量编辑和打印信函

Excel2007程序启动后,界面如下图所示。

如何使用Word2007邮件合并功能实现批量编辑和打印信函

2、在工作表1第一行各单元格中分别输入学号、学生姓名、语文、数学、物理、计算机、电工、英语、体育、操行评语、操行等级、(家长姓名、通讯地址、邮编等为制作信封或地址标签页作准备)等内容,作为列标题。然后填写每个学生的相应数据或文本,制作成如下工作表。

如何使用Word2007邮件合并功能实现批量编辑和打印信函

3、将上面制作好的工作表保存在E盘中,文件取名为“学生成绩通知”。

二、建立主文档:

接下来就是建立主文档了。

1、启动“Word2007”程序(方法与启动excel2007类似)。该程序启动后系统会自动建立一个空白文档。

如何使用Word2007邮件合并功能实现批量编辑和打印信函

2、用该空白文档制作“学生成绩通知书”的主文档。包括:输入汉字、插入表格、汉字和表格的格式设置、页面设置以及打印设置。(如下图)

如何使用Word2007邮件合并功能实现批量编辑和打印信函

三、邮件合并:

邮件合并也就是在主文档中插入合并域即将主文档与数据源中的数据建立连接的过程。邮件合并的方法有两种:方法1、您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。方法2、还可以使用“邮件合并”任务窗格执行邮件合并,该任务窗格将分步引导您完成这一过程。若要使用任务窗格,请在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中,单击“开始邮件合并”按钮,然后单击“邮件合并分步向导”。这里用第一种方法进行合并。

在主文档中,单击“邮件”选项卡中“开始邮件合并”组中的“选择收件人”按钮,从下拉菜单中选择“使用现有列表”。

单击“使用现有列表”,弹出“选取数据源”对话框,找出E盘中,文件名为“学生成绩通知.xlsx”文件,选中它。

单击“打开”按钮,弹出“选择表格”对话框,。

如何使用Word2007邮件合并功能实现批量编辑和打印信函

选中数据存放的表格sheet1$后,单击“确定”按钮。

将光标定位在主文档中“学生”二字后面,单击“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮,弹出下拉列表,在列表中选择“学生姓名”单击(这样就在主文档中学生姓名的位置插入了“学生姓名”的域代码)。

如何使用Word2007邮件合并功能实现批量编辑和打印信函

然后将光标定位在要插入语文成绩的单元格中,单击“插入合并域”按钮,在下拉列表中单击“语文”(这样便将“语文”的域代码插入到主文档中语文成绩的位置);依次类推,把数学、物理、计算机、电工、英语、体育、操行等级、操行评语的域代码也插入到主文档的相应位置,单击“邮件”选项卡中“编写和插入域”组的“突出显示合并域”按钮,结果如下图所示。
 

单击“预览结果”按钮,可对每个页面进行预览(如果对预览结果不满意,还可对合并域进行字体、字形、字号、行距等格式设置)。单击“邮件”选项卡中“完成”组的“完成并合并”按钮,弹出下拉列表,选择“编辑单个文档”并单击它,弹出“合并到新文档”对话框。

如何使用Word2007邮件合并功能实现批量编辑和打印信函

选择“全部”并按“确定”按钮,即每个人有一份各自内容的“成绩通知书”,这样就完成对“学生成绩通知书”的编辑任务。若要打印,则单击“Office按钮”菜单中的“打印”的下拉菜单中的“预览并打印文档”,弹出“打印”对话框,从中对一些项目进行设置,然后单击“确定”按钮即可。

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